Para poder importar información de OPUS Compras es necesario que se haya generado el archivo de comunicación con OPUS Control y que tiene extensión .CCM junto con las respectivas tablas que contienen la información.
Para importar datos de OPUS Compras en OPUS Control debe seguir los siguientes pasos:
Seleccione la opción del menú Herramientas->Importar datos de OPUS Compras. Esta opción le mostrará la siguiente pantalla:
La ruta y nombre que se solicita en esta caja de diálogo corresponde al directorio y nombre del archivo de comunicación con OPUS Control que se generó desde OPUS Compras y que tiene extensión .CCM. para buscarlo haga clic en el icono señalado y le aparecerá una ventana similar a la siguiente:
Una vez que selecciona el archivo de comunicación con OPUS Control, el sistema identificará el tipo de información que se envió de OPUS Compras y le regresara a la pantalla de Importar mostrándole la lista de elementos para que pueda marcar la información que desea importar a través de su respectivo botón de tres puntos.
Después que selecciono la información que desea importar a OPUS Control, haga clic al botón Importar. Si la importación de datos se realizó exitosamente el sistema actualizará la información con los datos importados y le mostrará el siguiente mensaje, de lo contrario, mandará un mensaje de advertencia y la ventana permanecerá abierta.
Para exportar Información a OPUS Compras, debe seguir los siguientes pasos:
Seleccionar la opción del menú Herramientas->Exportar datos a OPUS Compras.
El sistema le mostrará una ventana en donde podrá configurar la exportación de datos a OPUS Compras:
Para la exportación el sistema genera un directorio por default debajo del directorio de OPUS, llamado ‘DirTrabajo’ para guardar ahí los archivos generados para la exportación, también genera automáticamente un nombre para el archivo de comunicación con OPUS Compras, basado en el Nombre de la Obra Fecha y hora en que se está generando, el usuario podrá personalizar tanto la ruta como el nombre de archivo.
OPUS OLE Exportar Ordenes de compra a OPUS Control:
Ahora OPUS COMPRAS ofrece una nueva comunicación electrónica con OPUS CONTROL, que permite importar y exportar toda la información de: Programa de Suministros, Requisiciones, Ordenes de Compra y Movimientos de Almacén.
La comunicación electrónica entre OPUS COMPRAS y OPUS CONTROL se hace mediante ‘archivos temporales’. Para facilitar el uso y manejo de este medio de comunicación, se recomienda crear una ‘carpeta’ antes de trabajar cualquier procedimiento, para guardar los archivos correspondientes.
Es recomendable hacer una carpeta por cada obra y para una mejor identificación, conviene que se llame igual que la obra, con una ‘T’ de ‘temporales’ al principio. Desde luego, usted podrá denominarla como guste.
Para el ejemplo que estamos haciendo, la carpeta se llamará ‘T AYUDA’ y la hemos ubicado dentro de la carpeta llamada OPUSOLEPAQUETES:
Con la nueva liga electrónica, usted podrá exportar las ordenes de compra al módulo de Control, en donde el almacén de la obra aplicará directamente la información de las ordenes de compra al momento de registrar las ‘entradas’ de materiales, sin tener que capturar los datos nuevamente:
Para realizar la exportación de la ordenes de compra a Control, seguiremos el procedimiento siguiente:
1. Para ejemplificar el procedimiento, hemos generado la orden de compra ‘1’ para el proveedor ‘Aceros, S.A.’, con los materiales que se muestran en el desglose:
2. Entre a ‘Herramientas / Exportar datos a OPUS Control’ y luego a ‘Exportar ordenes de compra a OPUS Control’:
3. Se verá la siguiente caja de diálogo. Oprima el botón con tres puntos señalado con el círculo, para seleccionar la obra de OPUS Compras:
4. Se accede a la ‘lista de obras’ de OPUS Compras. Seleccione la obra deseada y oprima ‘aceptar’:
5. Ahora tenemos la obra ‘1’ registrada. Oprima el botón señalado con círculo para ingresar la ruta donde se guardarán los archivos temporales:
6. Se verá la siguiente pantalla. Seleccione la carpeta principal donde se encuentra la carpeta de temporales ‘T AYUDA’ y haga doble clic:
7. Localice la carpeta de archivos temporales ‘T AYUDA’ y haga doble clic:
8. La ruta ha quedado registrada. Con las opciones ‘pendientes de exportar’ y ‘todas’, oprima el botón ‘Exportar’:
9. Usted verá el siguiente aviso de OPUS, donde se verifica que los datos han sido exportados exitosamente. Oprima ‘OK’ para terminar con el proceso:
10. Ahora en OPUS CONTROL, cuando el almacén de obra registre las entradas de materiales, accederá directamente a las ordenes de compra:
11. Oprima el botón señalado con círculo y verá la siguiente subvista con las ordenes de compra. Ahora no aparece la orden de compra que hemos exportado, entonces oprima el botón ‘Actualizar’:
12. Se verá la siguiente caja de diálogo. Para registrar la ruta del archivo temporal donde se encuentran los datos de la orden de compra exportada desde OPUS Compras, oprima el botón indicado con círculo:
13. Seleccione la carpeta principal donde se encuentra la carpeta de archivos temporales ‘T AYUDA’ y haga doble clic:
14. Localice la carpeta de archivos temporales ‘T AYUDA’ en nuestro ejemplo y haga doble clic:
15. Ahora marque el archivo temporal ‘ordstmp.dbf’ que contiene los datos de las ordenes de compra y oprima el botón ‘aceptar’:
16. Ahora aparecerá registrada la ruta. Elimine las comillas del principio y final de la ruta (círculos):
17. Oprima el botón ‘importar’:
18. Ahora, en la subvista con la lista de las ordenes de compra, aparecerá registrada la orden importada. De ‘aceptar’:
19. En la caja de diálogo para registrar las entradas de materiales, tenemos ahora la orden de compra ‘1’. De ‘aceptar’:
20. Se accede a la siguiente subvista para registrar los insumos que está recibiendo el almacén. Damos ‘insertar’ sobre el primer renglón:
21. Se accede a la lista de materiales que contiene la orden de compra:
22. Marque en negro el material que está recibiendo el almacén. De ‘aceptar’:
23. Se accede a la subvista de insumos. Registre la cantidad recibida por el almacén en la columna ‘Entrada’:
24. Si desea registrar otro material, de ‘insertar’ y aparecerá nuevamente la lista. Seleccione el material y de ‘aceptar’:
25. Registre la cantidad recibida en la columna ‘Entrada’. Proceda de idéntica forma con otros materiales:
26. La entrada del almacén ha quedado terminada y la orden de compra (1) registrada en su columna:
OPUS OLE Alta de documentos de entrada en OPUS Control con referencia a una Orden de Compra
Existen tres formas de dar de alta un documento de entrada:
A través del menú de Elemento->Agregar
Dando clic a la tecla Insert
A través del botón de Agregar de la barra de herramientas
mismas que lo llevarán a la siguiente caja de dialogo:
Para referenciar su documento de entrada a una Orden de Compra debe de hacer lo siguiente:
Dar clic al botón de tres puntos, el cual le mostrara la siguiente pantalla, en la cual podrá seleccionar la Orden de Compra que desea referenciar a su documento de entrada:
Una vez que selecciona la Orden Compra y da clic al botón Aceptar, el sistema le mostrará el detalle del documento donde podrá dar de alta insumos a través de la tecla Insert, como se muestra en la siguiente pantalla:
Aquí podrá seleccionar los insumos que desea dar de alta en su documento. Es importante mencionar que la entrada del insumo será colocada por omisión con el valor de la cantidad por surtir a menos que usted decida modificarlo. Una vez que haya seleccionado los insumos y dado clic al botón Aceptar, estos serán colocados como parte del detalle de su documento.
Junto con la orden de compra se registrará la razón social del proveedor.
Una vez configurada la opción de conexión con OPUS Compras, el sistema activará la vista de Requisiciones indicando que se deben capturar estos documentos en OPUS Control.
Para capturar documentos de Requisiciones en OPUS Control, existen 2 formas:
En OPUS Control, se debe configurar la conexión con OPUS Compras, de preferencia en una obra nueva, ya que si la obra ya está iniciada (tiene documentos de entrada) el sistema indicará que es necesario borrarlos para poder hacer la conexión, ya que los documentos de entrada deben hacer referencia a una Orden de Compra, debido a esto se debe seguir el proceso desde el inicio.
Al conectar el control de obra con OPUS Compras, el sistema presenta el siguiente comportamiento :
Permite la captura de requisiciones desde el módulo de OPUS Control
Permite la importación de documentos (Ordenes de Compra) y nuevos insumos generados en el modulo de OPUS Compras.
Restringe la captura de entradas al almacén a Ordenes de Compra importadas desde OPUS Compras.
Permite la exportación de documentos (requisiciones, entradas al almacén y nuevos insumos).
OPUS OLE Reporte COM-02 Requisición con detalle de materiales
En este reporte podrá consultar las requisiciones de la obra que se hayan tramitado conteniendo el detalle de los materiales:
Recuerde que los encabezados de los reportes se graban automáticamente del registro que usted realizó previamente en el módulo I del presupuesto de la obra, en el menú ‘Obra / Configurar parámetros’:
1. Acceda el Administrador de Reportes:
2. Seleccione la obra. Para este ejemplo trabajaremos con la obra ‘Ayuda Compras’:
3. Seleccione el reporte COM-02. Luego oprima el icono ‘exportar a excel’ o bien el icono para enviar la impresión:
4. Se accede a la siguiente caja de diálogo. Si selecciona la opción ‘Completo’ se procesará el reporte con todas las requisiciones de la obra:
Si opta por solicitar un reporte ‘Parcial’, entonces registre el rango con los números de las requisiciones deseadas:
Al terminar con la selección de las opciones, oprima ‘aceptar’:
Este reporte presenta el programa de suministros de la obra, listo para ser impreso:
Para cada material de la obra se presenta su programa de suministros por cada semana, quincena o mes, tanto en cantidades de obra como en importe.
Recuerde que los encabezados de los reportes se graban automáticamente del registro que usted realizó previamente en el módulo I del presupuesto de la obra, en el menú ‘Obra / Configurar parámetros’:
1. Acceda el Administrador de Reportes:
2. Seleccione la obra. Para este ejemplo trabajaremos con la obra ‘Ayuda Compras’:
3. Seleccione el reporte COM-01. Luego oprima el icono ‘exportar a excel’ o bien el icono para enviar la impresión:
4. Se accede a la siguiente caja de diálogo. Para este reporte se tienen opciones en el recuadro inferior:
Para los renglones de materiales, mano de obra, herramienta y equipo usted podrá indicar si quiere que se procesen en el reporte o no. Desde luego, la opción primera es que se procesen los materiales, ya que se trata del programa de suministros, por lo que OPUS presenta por omisión esta opción.
Para especificar el periodo que desea tener en el reporte, entre al renglón ‘período’ y dando doble clic accederá a las opciones que se indican:
Terminadas sus opciones, oprima ‘aceptar’ y el reporte se procesará.
OPUS OLE Reporte ALM-03 Salidas de almacén por material
Este reporte tiene como objetivo proporcionar a usted un historial de las salidas de almacén por cada material, indicando la partida de obra a la que han sido entregados así como un comparativo contra el volumen tope y el pendiente por surtir. Con este reporte usted podrá ‘seguir’ las entregas de cada material y consultar los volúmenes surtidos:
Recuerde que los encabezados de los reportes se graban automáticamente del registro que usted realizó previamente en el módulo I del presupuesto de la obra, en el menú ‘Obra / Configurar parámetros’:
1. PROCESAMIENTO DEL REPORTE:
1.1. Acceda al Administrador de Reportes:
1.2. Seleccione la obra que desea reportar:
1.3. Seleccione el reporte ‘ALM-03 Salidas de almacén por material’ y seleccione la opción ‘exportar a excel’ (círculo):
1.4. Se accede a la siguiente caja de diálogo. Usted tendrá dos opciones de reporte, ‘completo’ con todos los materiales de la obra o ‘parcial’ con los materiales que se hayan seleccionado:
1.5. Si elige la opción ‘completo’ únicamente registre el rango de fechas que quiera procesar en su reporte y oprima ‘aceptar’:
1.6. Si selecciona la opción ‘parcial’ entonces registre el rango de insumos que quiera reportar. Este registro se hace con base en las ‘claves’ que tienen los materiales en el presupuesto y es necesario escribirlas en forma idéntica:
El rango es por orden alfabético, de modo que si usted selecciona desde ‘BLOCK HUECO 10X20X20’ hasta ‘DIESEL’, el reporte incluirá todos los materiales intermedios cuya clave empiece con las letras ‘B’, ‘C’ y ‘D’. Después de registrar el rango de insumos, señale el rango de fechas deseado y oprima ‘aceptar’:
1.7. Para nuestro ejemplo, optaremos por solicitar el reporte ‘completo’. Damos ‘aceptar’:
1.8. El Reporteador mostrará el avance en la elaboración del reporte:
1.9. Se procesa el reporte con todos los materiales de la obra:
2. ANALISIS DEL REPORTE:
2.1. El reporte procesa cada material por separado y lo identifica con la ‘clave’ y la ‘descripción’ que usted haya registrado en el presupuesto de la obra:
2.2. El reporte presenta por cada material todas las fechas de salida del almacén:
2.3. Junto con las fechas, se muestran los números de las salidas de acuerdo a la ‘Referencia’ que usted haya registrado al momento de generar la salida:
2.4. En cada salida se proporciona la ‘partida’ o paquete a la que fue destinado el material:
2.5. En la columna de ‘unidad’ se muestra la propia del material y la de las partidas o paquetes:
2.6. En la columna ‘cantidad surtida’ se tiene el volumen que ha salido del almacén en cada vale. Esta información se complementa con el ‘total surtido’, el ‘volumen tope’ de toda la obra y el volumen ‘por surtir’:
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