OPUS OLE Paquetes en Control. Almacén

El Sistema de Paquetes lo explicaremos mediante un ejemplo de obra consistente en la edificación de 15 viviendas de interés social.

El almacén es uno de los aspectos más importantes para el Sistema de Paquetes, debido a que el control de los materiales se llevará al nivel de paquetes. Para tener un control adecuado del almacén, se recomienda implementar los recursos necesarios con personal calificado y equipos de cómputo, preferentemente comunicados en red con los equipos del área de compras y de costos.

Ahora OPUS ofrece una nueva comunicación electrónica entre OPUS CONTROL y OPUS COMPRAS, que permite importar y exportar toda la información de: Programa de Suministros, Requisiciones, Ordenes de Compra y Movimientos de Almacén.

Aplicando el ejemplo de la edificación de 15 viviendas de interés social, el proceso general de trabajo para la compra, recepción y salidas de los materiales de obra será el siguiente:

a. Se genera un programa de suministros con los materiales para las 15 viviendas.

b. En el módulo de control se generan las requisiciones de materiales. OPUS CONTROL tiene ahora una nueva opción para generar una sola requisición ‘por toda la obra’, lo que evita tener que estar haciendo frecuentes y numerosos documentos. Para el ejemplo de las 15 viviendas, esta herramienta es óptima, ya que se trata de una obra que se ejecuta en un período corto de tiempo.

c. En el módulo de compras se recibe la requisición con la comunicación electrónica y se generan los pedidos para las 15 viviendas.

d. Los proveedores entregan al almacén los materiales para las 15 viviendas (entradas de almacén). La facturación se elabora separadamente por cada obra.

e. El almacén entrega los materiales al frente de obra, haciendo salidas por paquete de obra (salidas de almacén).

f. Los residentes de obra verifican que los materiales recibidos se utilicen en los paquetes destinados.

g. El Sistema de Paquetes reporta el ejercido en los materiales de cada paquete, con base en las salidas del almacén. Esto significa que al momento en que almacén efectúa la ‘salida’, el control de obra la tomará como ‘ejercida’. Cuando se termine la ejecución de un paquete, usted podrá saber con precisión y oportunidad el costo real de los materiales utilizados y podrá compararlo con el presupuesto base.

h. El Sistema de Paquetes lleva un inventario de existencias de almacén por cada obra.

1. ENTRADAS DE ALMACEN:

Las entradas al almacén se registran por cada obra; en nuestro ejemplo se harán las entradas por las 15 viviendas. Cuando los proveedores entregan los materiales en el almacén de la obra, el almacenista debe registrar la ‘entrada’ correspondiente con el siguiente procedimiento:

1.1. Dando clic en el icono ‘Movimientos de Almacén’ se obtiene la siguiente vista:

1.2. Ubicamos el cursor en el primer renglón y damos ‘insertar’:

Vemos la siguiente caja de diálogo. Registramos la fecha del documento (OPUS CONTROL indica por omisión la fecha del día). Dando clic en el botón con flecha (círculo), podemos seleccionar si el documento a registrar es una salida o una entrada. Como vamos a registrar una entrada, hacemos clic en ‘entrada’:

(OPUS CONTROL mostrará por omisión el No. de documento, en este caso ’16’)

1.3. Registre la ‘referencia’ (de preferencia el número de la factura u orden de compra):

1.4. Oprima el botón con tres puntos del renglón ‘orden de compra’ y accederá a la lista que contiene el módulo de compras con las órdenes. Seleccione la deseada marcándola en negro y oprima ‘aceptar’:

1.5. En la caja de diálogo se verán la razón social del proveedor y el número de la orden de compra ‘1’. Registre el nombre del almacenista y de quien autoriza la entrada (datos opcionales) y oprima ‘aceptar’:

1.6. Se accede a la vista detalle del documento de entrada. De ‘insertar’ sobre el primer renglón:

1.7. Se accede a la lista de materiales que contiene la orden de compra relacionada. La explosión de insumos que aparece corresponderá exclusivamente a la orden de compra seleccionada:

1.8. Marque en negro el material que está recibiendo el almacén y oprima ‘aceptar’:

1.9. Se accede a la subvista de insumos. En la columna ‘Entrada’ OPUS CONTROL proporcionará por omisión la cantidad pendiente de entrar, pero usted puede modificarla registrando la cantidad recibida:

1.10. Si desea registrar otro material, de ‘insertar’ y aparecerá nuevamente la lista. Seleccione el material y proceda del mismo modo anteriormente explicado:

1.11. La entrada del almacén ha quedado terminada y la orden de compra (1) registrada en su columna:

Una vez generadas las entradas de almacén, expórtelas al módulo de compras para retroalimentar la información correspondiente (ver la carpeta ‘La comunicación entre control y compras’).

2. SALIDAS DE ALMACEN:

El Sistema de Paquetes controla los materiales por cada paquete, de modo que las salidas de almacén se destinarán para cada contrato y paquete.

Cuando el almacén entrega los materiales al frente de obra, el almacenista registrará las ‘salidas’ correspondientes procediendo como sigue:

2.1. Damos clic en el icono de ‘movimientos de almacén’ y tenemos la vista general:

2.2. Damos ‘insertar’ en el primer renglón y aparece la siguiente pantalla. Damos clic en la flecha de ‘tipo de documento’ y seleccionamos con el ratón la opción ‘salida’:

2.3. Registramos la ‘referencia’. En las salida es recomendable registrar el mismo que el No. de documento, a fin de facilitar el proceso de impresión de la salida en el administrador de reportes:

2.4. Luego hacemos clic en el botón con tres puntos del renglón ‘contrato’:

2.5. Se accederá a la siguiente subvista con los contratos de la obra:

2.6. Marque en negro el contrato correspondiente a la salida que está efectuando, en este caso el contrato ’01’ de obra civil, que es quien recibe materiales del almacén por ser un destajo. De ‘aceptar’:

2.7. Ahora queda registrado el contrato ’01’ en la caja de diálogo:

2.8. Haga clic en el botón con tres puntos (círculo) de la Id. de actividad:

2.9. Seleccione el ‘paquete’ o actividad a la que se destinarán los materiales (se sugiere hacer una salida por paquete), en este ejemplo ’20 preliminares y cimentación’. De ‘aceptar’:

2.10. Ahora ha quedado registrada la actividad ’20’ en la caja de diálogo. Si gusta registre el nombre del almacenista y de quien autoriza la salida. De ‘aceptar’:

2.11. Se accede al desglose con la explosión de insumos de materiales correspondiente al contrato y paquete seleccionados. Si usted tuviera por ejemplo 2 contratos de obra civil en la misma obra, OPUS CONTROL presentaría la explosión de insumos exclusiva del contrato seleccionado. Registre las cantidades que se están entregando con esta salida en la columna ‘Consumo’. Al terminar, haga clic en el botón derecho ‘círculo’ para salir:

El Sistema llevará automáticamente el ‘remanente’ por entregar contra la cantidad tope. Esta salida la podemos imprimir en la carpeta de ‘Reportes’ del Sistema, para que sea firmada por quien recibe los materiales (ver ayuda ‘La Carpeta de Reportes de Control de Obra’).

2.12. En la vista general, la salida ha quedado registrada:

El Sistema de Paquetes llevará el control del ejercido en materiales con la base de las salidas, de modo que los reportes de avance indicarán los volúmenes entregados por el almacén, el precio promedio de cada material y el monto ejercido.

El Sistema lleva el control de los materiales por cada paquete de obra y por el total de la obra.

2.13. Luego de hacer la salida, podemos consultar el ‘estado del almacén’ para verificar que haya sido registrada. En caso de que la salida rebase la cantidad que ha entrado al almacén, OPUS CONTROL la registrará en color rojo:

En esta tabla el Sistema nos reporta las cantidades en entradas, salidas (consumido) y existencias en almacén. En precios reporta el promedio (en caso de tener varios proveedores con diferentes precios, el Sistema los promediará) y el último precio correspondiente a la última entrada registrada.