OPUS OLE Paquetes en Control. Requisiciones
El Sistema de Paquetes se ha explicado en los capítulos anteriores mediante un ejemplo de obra consistente en la edificación de 15 viviendas de interés social, agrupadas bajo un ‘programa de ejecución’ (PE).
Ahora OPUS cuenta con la comunicación electrónica directa entre los módulos de compras y el de control, que permite enviar y recibir la información referente a requisiciones, órdenes de compra y entradas al almacén entre ambos módulos.
OPUS ha instalado en el módulo de control un icono para generar las requisiciones, dando así la facilidad de que puedan ser elaboradas por personal ajeno al área de compras, por ejemplo, los residentes de obra. Desde luego, también se pueden dar de alta en el módulo de compras.
La comunicación electrónica entre los módulos de compras y el de control se hace utilizando ‘archivos temporales’ para cada uno de los procesos. Para facilitar el uso y manejo de este medio de comunicación, se recomienda crear una ‘carpeta’ en la que guardaremos estos archivos, antes de hacer cualquier procedimiento.
Es recomendable hacer una carpeta por cada obra y para una mejor identificación, conviene que se llame igual que la obra, con una ‘T’ de ‘temporales’ al principio. Para el ejemplo que estamos haciendo, la carpeta se llamará ‘T AYUDA’ y la hemos ubicado dentro de la carpeta que contiene el OPUSOLEPAQUETES:
Previo a la elaboración de la primera requisición de una obra, se debe crear la obra en OPUS Compras y exportarla a OPUS Control.
También es necesario ‘importar’ la obra de OPUS Compras a OPUS Control, a fin de que podamos relacionar la requisición con la obra existente en compras. Este proceso lo haremos solamente al elaborar la primera requisición.
Efectuados los pasos anteriores, procederemos a generar las requisiciones en OPUS Control. Existen dos maneras de hacer requisiciones: por materiales específicos o bien con base en el programa de suministros.
A continuación veremos la primera opción:
1. REQUISICIONES POR MATERIAL ESPECIFICO:
1.1. Una vez creada la carpeta para los archivos temporales, haga clic en el icono ‘requisiciones’ y verá la siguiente pantalla:
1.2. Ubique el cursor en la primera celda de la parte superior izquierda y de ‘insertar’. Verá la siguiente caja de diálogo para proporcionar la ruta del archivo temporal ‘ObraTmp.dbf’:
1.3. Para registrar la ruta haga clic en el botón señalado con un círculo. Verá la pantalla para buscar la ruta; localice la carpeta donde se encuentra ubicada la carpeta de archivos temporales ‘T AYUDA’ y haga doble clic:
1.4. Localice la carpeta ‘T AYUDA’ y haga doble clic:
1.5. Seleccione el archivo ‘obratmp.dbf’:
1.6. *Haga clic en ‘aceptar’ y tendrá la ruta registrada como se ve en la siguiente pantalla:
1.7. Se accede a la siguiente caja de diálogo. Registre el número de la requisición:
Para registrar la fecha de alta haga clic en el botón señalado con círculo y seleccione la fecha en el calendario:
Del mismo modo seleccione la fecha de entrega de los materiales:
1.8. Haga clic en el botón ‘Detalle’ y verá la siguiente pantalla. Para insertar los materiales por requerir, haga clic en el icono señalado con círculo:
1.9. Se accederá a la siguiente caja de diálogo; oprima el botón señalado con círculo:
1.10. Se accede a la explosión de insumos de materiales de la obra; marque en negro el que está solicitando (marcando cada material por separado) y oprima ‘aceptar’:
1.11. El sistema regresa a la pantalla anterior y el material ha quedado registrado. Usted podrá modificar la cantidad haciendo clic en el campo y registrando el volumen que está solicitando. Oprima el botón ‘guardar y cerrar’ si no va a solicitar otro material; si desea registrar otros materiales, entonces oprima el botón ‘guardar y nueva’ y repita los pasos anteriores:
Al terminar la requisición, usted podrá ver todos los materiales solicitados con sus volúmenes:
1.12. Oprima el botón ‘guardar y cerrar’. La requisición aparecerá registrada en la vista:
1.13. Entre a ‘Herramientas/exportar requisiciones a OPUS Compras’:
1.14. Se accede a la pantalla siguiente. Registre la ruta donde se encuentra la carpeta de archivos temporales ‘T AYUDA’:
1.15. Oprima el botón ‘exportar’ para enviar la requisición a OPUS Compras. Usted verá un aviso indicando que los datos se exportaron exitosamente:
1.16. Haga clic en ‘OK’ y OPUS Control le avisará que se han generado los archivos temporales de requisiciones en la carpeta ‘T AYUDA’:
Finalmente haga clic en ‘OK’ y el proceso queda terminado.
1.17. Para generar otra requisición, de ‘insertar’ en la vista general y repita el proceso a partir del paso ‘1.7’ anterior:
1.18. Usted podrá consultar el contenido de la requisición dando clic derecho sobre el renglón de la requisición, accediendo al recuadro siguiente:
De clic en ‘desglosar’ y verá el detalle de la requisición:
1.19. Una vez exportada la requisición, será necesario ‘importarla’ desde OPUS Compras (ver ayuda del módulo de compras).
2. REQUISICIONES CON BASE EN EL PROGRAMA DE SUMINISTROS:
Esta opción permite generar requisiciones con todos los materiales contenidos en el programa de suministros, bien sea en un determinado período de tiempo o por la totalidad de la obra. Con esta opción usted puede reducir el número de requisiciones de una obra y mejorar el control de las compras.
Se recomienda utilizar esta opción en obras que tienen procesos de fabricación en serie y tiempos cortos de ejecución, como la vivienda de interés social.
Para generar las requisiciones, proceda como sigue:
2.1. Acceda a la vista principal de OPUS Control y oprima el icono ‘requisiciones’. Accederá a la siguiente subvista:
2.2. Entre a ‘Herramientas/Generar requisición en base al programa de suministros’:
2.3. Accederá a la siguiente caja de diálogo. Para proporcionar la ruta donde se encuentra la carpeta de archivos temporales ‘T AYUDA’, oprima el botón señalado con círculo:
2.4. Seleccione la carpeta principal:
2.5. Marque con negro la carpeta de archivos temporales ‘T AYUDA’:
2.6. Seleccione el archivo ‘obratmp.dbf’ y oprima ‘aceptar’:
2.7. Ahora estará registrada la ruta en la caja de diálogo. Oprima ‘importar’:
2.8. Accederá a la siguiente caja de diálogo. Registre el número de la requisición (01):
2.9. Haga clic en el botón señalado con círculo y accederá al calendario; seleccione la fecha deseada:
2.10. Para registrar la fecha de entrega proceda de igual forma, dando clic en el botón señalado con círculo; accederá al calendario y seleccione la fecha deseada:
2.11. Una vez registradas las fechas, usted tendrá dos opciones para generar la requisición, una ‘por periodo’ y otra ‘por toda la obra’:
2.12. Seleccione la opción ‘por periodo’. Haga clic en el botón señalado con círculo y accederá al calendario; con el clic derecho del ‘ratón’ sin soltar, seleccione el periodo de obra que desea requerir:
2.13. El periodo ha quedado registrado. Oprima ‘generar’:
2.14. La requisición ha quedado generada, como lo muestra la vista principal:
2.15. Haga clic derecho sobre el renglón de la requisición y entre a ‘desglosar’:
2.16. Usted podrá ver el contenido de la requisición:
2.17. Si selecciona la segunda opción ‘por toda la obra’, el proceso para generar la requisición será más simple. Después de señalar las fechas de alta y de entrega, registre el número de la requisición (01) y oprima el botón ‘gener
r’:
2.18. La requisición ha sido generada. Con ‘desglosar’ usted podrá ver el detalle del contenido de la requisición:
2.19. La requisición debe ser ‘exportada’ a OPUS Compras, en forma idéntica a lo indicado en los puntos anteriores 1.13 a 1.16. Después de exportar las requisiciones, se ‘importarán’ en el módulo de compras para continuar con el proceso (ver ayuda del módulo de compras).