OPUS OLE Los Paquetes en el Presupuesto
Para explicar el nuevo Sistema de Paquetes de OPUS, utilizaremos un ejemplo práctico de viviendas de interés social: supongamos que estamos edificando un conjunto de 300 viviendas unifamiliares con diferentes modelos de casas. El ejemplo considerará solamente la edificación de las casas a partir de una plataforma de desplante, sin involucrar las obras de urbanizaciones.
La construcción de las 300 viviendas comprende varias ‘etapas’. Para que el sistema de paquetes funcione adecuadamente, conviene que seccionemos la obra en varios ‘frentes’; un frente será un grupo de casas a construir en forma simultánea.
Es conveniente que los frentes tengan un máximo de treinta a cuarenta viviendas y que las viviendas se encuentren localizadas lo más cercanamente posible entre sí. Un frente puede tener varios ‘tipos’ o ‘modelos’ de viviendas.
A. Preparación del presupuesto base del frente de obra:
Antes de trabajar el Sistema de Paquetes debemos preparar el presupuesto base del frente de obra, con los siguientes procedimientos:
A1. Lo primero que necesitamos tener es el presupuesto base de una vivienda de cada tipo o modelo. Estos presupuestos deberán tener precios unitarios analizados de todos sus conceptos, con sus respectivos materiales, mano de obra, herramienta y equipos.
El presupuesto base de una vivienda deberá estar organizado en agrupadores con las partidas de obra que tradicionalmente se manejan en la construcción, separándolos por niveles (planta baja, planta alta, etc.).
Es importante que los presupuestos base solamente tengan elaborada su ‘hoja de presupuesto’ (HP), sin los programas de ejecución ni de suministros; tampoco deben tener generado el módulo de control.
A2. En seguida necesitamos definir el alcance del frente con sus viviendas y su localización (calles, manzanas y lotes) dentro del conjunto.
Para ejemplificar el proceso, supongamos que vamos a construir un frente con 14 viviendas ‘tipo 1’ y 23 viviendas ‘tipo 2’, lo que hace un total de 37 unidades.
A3. Con la opción ‘Crear’, dé de alta una obra nueva llamándola igual que el frente de obra:
A4. Abra el presupuesto base de la vivienda ‘tipo 1’:
A5. Arrastre con el cursor el presupuesto de la vivienda ‘1’ a la nueva obra ‘Frente 1A’:
A6. Indique la opción ‘reemplazar los insumos que ya existan’ y oprima ‘aceptar’. Ahora el presupuesto de la vivienda ‘1’ ha quedado en la hoja de presupuesto de la nueva obra ‘Frente 1A’. Es muy conveniente que la clave de los conceptos del presupuesto se identifiquen con el tipo o modelo de la vivienda, en este ejemplo sería ‘V1’, significando que los conceptos corresponden a la ‘Vivienda 1’. También es conveniente que los agrupadores sean denominados con la misma clave ‘V1’:
A7. Cierre el presupuesto base de la Vivienda ‘1’ y proceda a cerrar los agrupadores del presupuesto de la nueva obra:
A8. Ahora abra el presupuesto de la vivienda ‘tipo 2’:
A9. Arrastre el presupuesto de la vivienda ‘2’ abajo del presupuesto de la vivienda ‘1’ en la nueva obra ‘Frente 1A’ y cierre los agrupadores del presupuesto de la vivienda ‘2’:
A10. Ahora ‘mueva’ todos los agrupadores de la vivienda ‘2’ al renglón inmediato superior del ‘capítulo V2’, para que se integren al agrupador del presupuesto de la vivienda ‘1’:
A11. Ahora el agrupador del ‘capítulo V2’ queda hasta abajo del presupuesto. Elimine este renglón:
B. Organización del presupuesto base del frente de obra:
A continuación, usted debe organizar su presupuesto del frente de obra de acuerdo a las políticas de contratación y pago que tenga su obra. Este proceso de ordenamiento es fundamental para que su control de obra sea adecuado a dichas políticas.
B1. Defina la forma en que contratará cada agrupador, es decir si lo ejecutará con personal propio de la empresa, con destajistas o mediante subcontratistas. Luego revise que todos los conceptos de un agrupador se apeguen a su criterio de contratación; si encuentra conceptos que vaya a contratar en forma diferente, deberá ‘moverlos’ a otros agrupadores ya existentes o bien crearles su propio agrupador.
B2. Terminada la organización de los agrupadores por su forma de contratación, proceda a integrarlos de acuerdo a la forma en que serán pagados. Por ejemplo, las instalaciones hidráulicas, sanitarias y eléctricas se ejecutan por etapas de obra: primero la cimentación, después los muros de planta baja, luego la losa de entrepiso, etc.
Para pagar estos trabajos, usted puede hacerlo cuando se termine el agrupador completo de una vivienda, o bien pagar al término de cada una de las etapas de obra. Si decide la primera opción, haga un agrupador con todos sus conceptos de la manera siguiente:
Si se decide por la segunda opción, entonces haga un agrupador por cada etapa, conteniendo su correspondiente concepto de obra como sigue:
En nuestro ejemplo, trabajaremos con la segunda opción.
B3. Enseguida proceda a eliminar todos los insumos que contengan los conceptos que vamos a subcontratar; este proceso es importante porque entonces el programa de suministros procesará únicamente los materiales que comprará la obra, quitando los correspondientes a los subcontratos que serán comprados por los subcontratistas.
Para eliminar los insumos, usted puede dejar la unidad y cantidad originales del presupuesto, como el ejemplo de las impermeabilizaciones, o bien registrar el importe total del concepto como precio unitario y modificar la unidad a ‘PAQ’ y la cantidad a ‘1’, como el ejemplo de las instalaciones hidrosanitarias en cimentación:
Para diferenciar los agrupadores y conceptos a subcontratar, los hemos marcado con las siglas ‘SC’. Se recomienda proceder de esta forma o diferenciarlos de alguna otra forma.
Elimine los insumos y registre el importe como subcontrato:
B4. Para terminar con la organización del presupuesto del frente de obra, en las obras de vivienda de interés social es frecuente que se tengan ‘lotes cabeceros de manzana’, cuyas dimensiones son distintas a las del lote tipo, generalmente mayores. Estos lotes cabeceros requieren de mayores volúmenes de obra en algunos conceptos de obras exteriores, tales como bardas, jardines, banquetas, drenajes, etc.
Ahora usted puede agregar las obras de los cabeceros agrupándolas en un subcapítulo con la identificación del lote. Genere los conceptos que requieren de volúmenes adicionales y en la ‘cantidad’, registre en cada concepto únicamente el volumen que exceda al de la vivienda tipo y proceda a dividirlo entre la cantidad de viviendas (del mismo tipo) que tenga el frente:
En el ejemplo que estamos haciendo, para la vivienda tipo ‘1’ divida el volumen de cada concepto entre 14 viviendas y para la vivienda tipo ‘2’ entre 23 casas:
Ahora el presupuesto base del frente de obra ha quedado integrado y organizado. A continuación se procederá a la:
C. Generación de los paquetes de obra:
C1. Cierre todos los agrupadores del presupuesto y modifique la clave y el nombre del capítulo para hacerlo congruente con el frente de obra:
C2. Vaya al menú ‘Obra / Configurar Parámetros’ y se accederá a esta nueva vista de OPUS:
C3. Registre los datos en la parte superior de la vista. En la parte inferior se encuentran 5 campos con las columnas ‘nombre’ y ‘valor’; estos campos se utilizan para registrar los datos que automáticamente llenarán los encabezados de los reportes de la obra.
Como los encabezados de los reportes tienen 4 campos en sus encabezados, utilice únicamente los cuatro primeros renglones para dichos encabezados.
En este ejemplo la columna de ‘nombre’ se ha organizado con una supuesta estructura para obras de vivienda de interés social. El ‘desarrollo’ (conjunto total), el ‘centro de costo’ (una fracción del conjunto), la ‘promoción’ (una fracción del centro de costos) y la ‘orden de construcción’ que representa al frente de obra (una fracción de la promoción y grupo de viviendas a construir).
Estos campos corresponden a la estructura de organización habitual para un conjunto de vivienda (DESARROLLO). Usualmente un desarrollo se compone de varias etapas constructivas o promociones, a las que hemos llamado ‘Centros de Costo’ y que corresponden al nivel en la que se lleva la administración y la contabilidad. En su campo se registra la clave de control y manejo contable del centro.
Cada Centro de Costos tiene a su vez varios ‘frentes’ u ordenes de construcción. El Sistema de Paquetes utiliza un documento en el que se resume un frente de obra, con la información particular de cada una de sus viviendas; este documento recibe el nombre de ‘Orden de Construcción’ (OC) y contiene el inventario de lotes, costo, fechas de inicio y terminación de obra así como el flujo de caja necesario para ejecutar la obra en el tiempo programado. Se recomienda que las OC se identifiquen con la misma clave contable de su Centro de Costos, seguida de numeración progresiva; la carpeta de reportes del Sistema incluye el procesamiento automático de la OC.
Usted registrará los datos una sola vez, pero aparecerán siempre de manera automática en todos los encabezados de los reportes del Sistema de Paquetes.
C4. Después de registrar los datos anteriores, damos clic en la pestaña ‘otros’ en la misma vista anterior:
Damos clic en el recuadro ‘Permitir la captura de cantidades en los agrupadores de la hoja de presupuesto’, para que aparezca la paloma y luego clic en ‘Aceptar’.
C5. Ahora el presupuesto base tendrá registrados los datos de unidad, cantidad, precio unitario y total por cada agrupador:
C6. En la columna de cantidad registramos el número de viviendas del frente; recordemos que nuestro ejemplo tiene 14 viviendas del tipo ‘1’ y 23 del tipo ‘2’:
El total del presupuesto base contiene ahora las 37 viviendas del frente.
C7. El sistema para generar los paquetes de obra permite que usted seleccione los agrupadores que desea convertir a paquete. Recuerde que al generar un paquete, OPUS convierte un agrupador en un concepto de obra.
C8. Para generar los paquetes de obra, entre al menú ‘Herramientas / Presupuesto / Marcar paquetes’:
C9. Se accede a la siguiente caja de diálogo:
C10. Si usted desea convertir en paquetes solamente algunos de los agrupadores del presupuesto base, antes de acceder a esta caja de diálogo marque en negro (usando shift y clic izquierdo del ratón) los agrupadores que desea convertir:
Luego acceda al menú ‘Herramientas / Presupuesto / Marcar paquetes’ y la caja de diálogo. Marque la opción ‘Sólo los marcados’ y oprima ‘Marcar’:
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Luego de marcar los paquetes, acceda al menú ‘Herramientas / Presupuesto / HP > Paquetes’:
Usted verá la siguiente pantalla. Oprima ‘Sí’:
El sistema le preguntará si está seguro de la generación de paquetes. Oprima ‘Sí’:
OPUS le avisará que los paquetes se han convertido satisfactoriamente. Oprima ‘Aceptar’:
Ahora todos los agrupadores marcados han quedado convertidos a paquetes y se verán con letra blanca en lugar de azul:
C11. Si usted desea convertir a paquetes todos los agrupadores del presupuesto, entonces acceda directamente al menú ‘Herramientas / Presupuesto / Marcar paquetes’ y en la caja de diálogo señale la opción ‘Toda la HP’ y oprima ‘Marcar’:
Luego entre al menú ‘Herramientas / Presupuesto / HP > Paquetes’ y proceda del mismo modo al explicado anteriormente. Ahora todos los agrupadores del presupuesto han quedado convertidos a paquetes y se verán con letra blanca:
C12. Además de las opciones anteriores, la caja de diálogo para marcar paquetes tiene la opción de ‘Nivel de agrupadores’:
Con esta opción usted puede indicar el nivel que desea convertir a paquetes. En el ejemplo que estamos siguiendo el presupuesto tiene dos niveles, el ‘1’ que corresponde al ‘capítulo Frente 1A’ y el nivel ‘2’ que corresponde a cada uno de los agrupadores o ‘subcapítulos’. Si usted selecciona el nivel ‘1’ entonces OPUS convertirá en paquete todo el presupuesto y quedará de la siguiente forma:
Para nuestro ejemplo esta opción no sirve, ya que ha convertido en paquete dos viviendas (una de cada tipo).
C13. Si usted desea consultar el contenido o detalle del concepto, haga doble clic sobre el precio unitario y podrá ver los elementos (antes conceptos de obra) que integran el paquete:
C14. Si desea consultar el contenido del precio unitario del elemento, haga doble clic sobre el precio unitario:
Desde luego, usted podrá modificar cualquier dato del precio unitario, en forma idéntica a como se hace en presupuestos no convertidos a paquetes.