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OPUS AEC 10 CMS 2009 2010 Presentación preeliminar de un reporte

Presentación preeliminar de un reporte

Si usted desea observar como se verá su reporte antes de imprimirlo, puede hacerlo a través de la presentación preliminar del Administrador de reportes. Para esto asegúrese de haber seleccionado la obra adecuada y el o los reportes que desea ver.

Para obtener la vista previa de reportes:

Una vez que ha seleccionado el o los reportes, vaya a la opción ArchivoVista preeliminar del menú principal o bien presione Presentación preeliminar

Al momento se imprimirá el reporte o los reportes seleccionados.

Barra de herramientas de la impresión previa: Presione los iconos para obtener información adicional.

Sólo en el caso se envíe o seleccione solo un reporte, entonces el sistema requerirá que usted defina las opciones previas antes de imprimir, por ejemplo si deseamos enviar el reporte 01 Listado de materiales, el sistema enviará la caja de diálogo donde es necesario revisar una última configuración de las opciones del reporte, previa a su impresión:

Presione Aceptar, para omitir las opciones del reporte y obtener una vista previa.

Nota: Siempre que se seleccione más de un reporte el Sistema dará por omisión las opciones de impresión configuradas para cada reporte. En caso que se trate de la impresión de un sólo reporte el sistema enviará necesariamente la caja de configuración de opciones, previo a la impresión.

OPUS AEC 10 CMS 2009 2010 Selección de los reportes a imprimir

Selección de los reportes a imprimir

Una vez que ha seleccionado la obra fuente entonces seleccione él o los reportes a imprimir.

Para seleccionar más de un reporte tiene las siguientes opciones:

Con ayuda del ratón , primero apunte el primer reporte, después oprima la tecla Shift, y de clic en el último reporte que desea seleccionar.

Otra forma de hacer una selección múltiple, se consigue oprimiendo la tecla Ctrl. y sin soltarla dar clic en los diferentes reportes a seleccionar.

Posteriormente, usted puede decidir la salida de los reportes según convenga.

OPUS AEC 10 CMS 2009 2010 Procesos de impresión

Procesos de impresión

Uno de los principales objetivos del Administrador de Reportes, es ahorrar tiempo en los procedimientos de impresión, si usted es usuario de OPUS en cualquiera de sus versiones, entonces recordará que las impresiones siempre se ligan a una vista o ventana de captura en la cual se trabajo, por ejemplo si se requiere enviar un reporte de la Explosión de insumos, entonces es necesario abrir la Explosión de Insumos y enviar el reporte, esto ha estado cambiando desde la versión de OPUS99, en la que se incluyó el módulo Administrador de Reportes.

La idea es la siguiente: Una vez que se tienen las carpetas y reportes necesarios listos para generarse, entonces se selecciona la obra de la cual se requieren los informes, y se accesa cualquiera de los procesos o salidas de impresión: Presentación preeliminar, impresora, o exportación a un libro de Excel. Reduciendo por tanto el mismo proceso de impresión y asegurando la consistencia de la información al contar con los formatos prediseñados.

OPUS AEC 10 CMS 2009 2010 Obtener las propiedades de un formato de reporte

Obtener las propiedades de un formato de reporte

Como lo mencionamos los procedimientos de copiar, mover y borrar entre reportes y carpetas es idéntico, y el acceso a las propiedades de un reporte también lo es, la diferencia estriba en los datos de la caja que presenta las propiedades.

Para obtener las propiedades de un reporte:

Seleccione el reporte apropiado y la opción Propiedades.

El siguiente cuadro de diálogo aparecerá:

Como puede observar la caja de propiedades del reporte difiere con respecto a al caja de propiedades de una carpeta. Observe que ahora el campo Archivo muestra el dato correspondiente a la plantilla que utiliza el reporte (un archivo XLS).

Nota: El reporte está asociado a un archivo XLS, el cuál es un formato reconocido como un libro o archivo de Excel, esto nos indica que los formatos de reporte podrán ser modificados desde una herramienta similar a Excel o bien el mismo Excel de Microsoft, lo anterior tiene la ventaja de que esta herramienta es ampliamente conocida por lo el tiempo de aprendizaje se reduce.

OPUS AEC 10 CMS 2009 2010 Procedimientos para copiar mover y borrar reportes

Procedimientos para copiar, mover y borrar reportes

Al igual que las carpetas, los procedimientos para copiar, mover o borrar formatos de reportes son idénticos a los que se describieron para las carpetas, razón por la cual que solo mencionaremos las características relevantes.

Los formatos de reportes que el sistema presenta por omisión, son reportes que tienen la propiedad de no editables, es decir no podrán ser rediseñados, a menos que se genere una copia. Por ello tal vez el procedimiento de copiado sea el más utilizado.

Sin embargo las copias que se generan de un reporte del sistema, no heredan todos los permisos ni la protección a los mismos, es decir si por alguna razón usted comienza a generar nuevos formatos de reportes y a cada uno de estos les asigna contraseñas de protección, entonces cuando se realice una copia (a menos que el permiso de copiar esté denegado), la contraseña quedará invalidada, siendo posible entonces asignarles nuevas contraseñas.

Si se copia una carpeta con reportes, entonces todos los reportes que se incluyen en dicha carpeta también serán copiados.

Nota: Todos los reportes que se entregan con el sistema por omisión, están protegidos contra edición.

OPUS AEC 10 CMS 2009 2010 Crear un nuevo reporte

Crear un nuevo reporte

Para crear un reporte:

Seleccione la carpeta en donde desea que se guarde el nuevo reporte.

Seleccione la opción ArchivoNuevoReporte del menú principal o bien presione el botón Nuevo de la barra de herramientas y seleccione la opción Reporte.

Se abrirá una caja de diálogo, conteniendo una lista con los posibles tipos de reportes existentes en el sistema. Para obtener más información acerca de esta pantalla, haga clic sobre la siguiente imagen:

El nuevo reporte se sumará a los formatos de la carpeta correspondiente, y se colocará inmediatamente en modo de renombrar, para que inmediatamente capture su nombre definitivo, después presione Enter para aceptar el cambio de nombre.

Observe que ahora ya cuenta con un reporte más en su carpeta, el cuál si es personalizable.

Nota: Recuerde que los reportes que vienen por omisión con el programa no son editables, ni se pueden mover así que únicamente podrán ser utilizados como plantillas o como reportes que pueden copiarse.

OPUS AEC 10 CMS 2009 2010 Tipos de formatos y de plantillas

Tipos de formatos y de plantillas

OPUS cuenta con una serie de reportes predefinidos o bien formatos de reportes, si observamos las carpetas por omisión, encontraremos una serie de formatos de reportes diseñados y dispuestos para que el usuario entre en contacto directo con las impresiones. Sin embargo existen varios procedimientos sobre los reportes que el usuario tendrá la necesidad de tener en cuenta para el correcto funcionamiento del mismo.

Los formatos de reportes por omisión no pueden cambiar ni de nombre, ni en el diseño, es decir no se pueden rediseñar. Para poder rediseñar un reporte usted debe generar una copia, o bien crear nuevos reportes, personalizando posteriormente el formato de cada reporte.

La lista de tipo de reporte muestra los tipos de formatos existentes, y la lista de plantillas muestra los formatos de un tipo determinado, esto quiere decir que al rediseñar un reporte nuevo, usted estará integrando a la lista de formatos un formato o plantilla diferente a las existentes.

Es claro que existen tipos de formato definidos debido a que estos se basan en las vistas de los sistemas. Por ejemplo el tipo Presupuesto, esta basado en la Vista de la Hoja de Presupuesto de una obra en OPUS. Estos tipos de formatos varían de Reporteador en Reporteador, por ejemplo en el Reporteador del Sistema de Compras, no podremos crear un reporte de Presupuesto. Usted tiene dos posibilidades para crear nuevos reportes, haciendo copias de los que ya existen o bien crear uno nuevo basado e algún prototipo existente.

Nota: Por convención, llamamos reporte a aquel formato que lo genera, pero utilizaremos la palabra Reporte o Formato de Reporte indistintamente.

OPUS AEC 10 CMS 2009 2010 Utilidad de los formatos de reportes por omisión

Utilidad de los formatos de reportes por omisión

Los formatos de los reportes presentados de inicio están diseñados de acuerdo a las necesidades generales de los procesos de construcción en México, es por ello que se requiere antes de utilizar los reportes que el usuario final valore y analice la información generada por dichos reportes por omisión.

Observe que las carpetas adicionales a la estándar corresponden a ciertas dependencias gubernamentales, que exigen de alguna forma los reportes con ciertas características y formatos, es por ello que es recomendable que copie en nuevas carpetas los reportes que desee modificar, más aun usted comenzará a personalizar los reportes, conforme las necesidades se lo requieran.

Utilice convenientemente las copias de los formatos de reportes que aquí se exhiben, cree nuevas carpetas y copie las carpetas y reportes que sean necesarios.

OPUS AEC 10 CMS 2009 2010 Copiar, mover y borrar carpetas

Copiar, mover y borrar carpetas

Si usted ha manejado el explorador de Windows le será muy familiar la forma en como el Administrador de reportes mueve, copia, borra carpetas.

Copiar una carpeta

Tal vez este sea uno de los primeros procedimientos que estará utilizando, ya que después de analizar las carpetas que vienen por omisión, requerirá copiar el contenido de toda una carpeta, para ello es necesario que posicione el cursor sobre la carpeta que desea copiar.

Una vez seleccionada la carpeta presione el icono Copiar de la barra de herramientas o vaya a la opción EditarCopiar

Pegar una carpeta

Seleccione una carpeta y vaya a la opción EditarPegar o presione el icono Pegar de la barra de herramientas.

La copia de la carpeta aparecerá dentro de la carpeta seleccionada.

Nota: Para poder copiar una carpeta es necesario que su atributo Permitir copias este activo. Y el atributo Permitir insertar de la carpeta donde se va a copiar este activo también.

Tip: También puede accesar a las herramientas de copiar, cortar y pegar haciendo clic en el botón derecho del ratón sobre la carpeta o reporte.

Mover una carpeta

Otro procedimiento que utilizará con frecuencia es el poder mover carpetas de un lugar a otro con el propósito de ordenar convenientemente la información. Mover una carpeta significa colocarla dentro de otra carpeta en la estructura de carpetas. Usted primero tiene que seleccionar la carpeta que va a mover y seleccionar la opción del menú principal EditarCortar o con el icono de la barra de herramientas Cortar.

Después de elegir la carpeta a donde va a ser transportada la carpeta seleccionada vaya a la opción EditarPegar o presione el botón Pegar de la barra de herramientas.

Otra forma de mover carpetas es utilizando el método de Arrastrar y soltar (Drag & Drop). El cual consiste en hacer un clic con el botón izquierdo del ratón sobre la carpeta que se va a mover y sin soltar el botón arrastrarlo hasta la carpeta (el cuál deberá ser visible) al lugar en donde se va a ubicar, justo como lo haría en el Explorador de Windows con carpetas de datos.

Nota: Para poder mover una carpeta es necesario que su atributo Permitir mover esté activo. Y además el atributo Permitir insertar de la carpeta donde se va a ubicar este activo también.

Eliminar una carpeta

Seleccione la carpeta que va a eliminar y en seguida seleccione la opción ArchivoEliminar o bien presione el icono Eliminar en la barra de herramientas.

A continuación usted recibirá un mensaje de confirmación para eliminar la carpeta.

Nota: La carpeta eliminada será enviada a la sección de elementos eliminados en donde podrá restaurar o eliminar definitivamente la carpeta.

OPUS AEC 10 CMS 2009 2010 Las contraseñas

Las contraseñas

Todos los permisos en el cuadro de diálogo de propiedades, pueden depender de una clave de acceso. Para ello se requiere marcar la opción Protegido por contraseña y se habilitará el botón Cambiar, presione este botón y el sistema le mostrará un cuadro de diálogo con los siguientes campos:

Contraseña anterior

Contraseña nueva

Confirmar contraseña nueva

Capture la contraseña y su comprobación, de esta forma usted protegerá cualquier intento de cambio en los permisos para dicha carpeta. Oprima Aceptar para continuar.

La próxima vez que intente cambiar algún permiso o propiedad el sistema requerirá de su contraseña. captúrela y presione Aceptar para continuar con el cambio de algún permiso o presione Cancelar para conservar la contraseña actual.