OPUS OLE Entrar a la Carpeta de Reportes

OPUS le ofrece ahora una nueva herramienta de trabajo que le permitirá procesar en forma rápida y directa los documentos de control de obra, así como los reportes de avance y control del presupuesto.

Estos documentos y reportes se han concentrado en la carpeta ’06 Control ‘, que se localiza dentro de la carpeta ’02 Estándar’ del Administrador de Reportes.

1. Para acceder a la carpeta abra el Administrador de Reportes con el icono:

2. Se verá el siguiente aviso. Haga clic en la ‘X’:

3. Accederá al menú principal del Administrador. Seleccione la carpeta ’02 Estándar’ y haga doble clic:

4. Accederá al siguiente menú. Seleccione la carpeta ’06 Control ‘ y haga doble clic:

5. Ahora usted verá el menú con los reportes de la carpeta y lo que contiene cada uno:

6. En la parte superior del menú se localiza una ventana. Haga clic en el botón señalado con círculo y accederá al catálogo con la ruta de todas las obras que tenga en OPUS Control. Recorra el catálogo con el ratón o con la barra, seleccione la obra que desea procesar y haga clic:

7. La obra seleccionada se verá en la ventana:

8. Ahora seleccione el reporte que desea procesar:

OPUS OLE Paquetes en Control. Requisiciones

El Sistema de Paquetes se ha explicado en los capítulos anteriores mediante un ejemplo de obra consistente en la edificación de 15 viviendas de interés social, agrupadas bajo un ‘programa de ejecución’ (PE).

Ahora OPUS cuenta con la comunicación electrónica directa entre los módulos de compras y el de control, que permite enviar y recibir la información referente a requisiciones, órdenes de compra y entradas al almacén entre ambos módulos.

OPUS ha instalado en el módulo de control un icono para generar las requisiciones, dando así la facilidad de que puedan ser elaboradas por personal ajeno al área de compras, por ejemplo, los residentes de obra. Desde luego, también se pueden dar de alta en el módulo de compras.

La comunicación electrónica entre los módulos de compras y el de control se hace utilizando ‘archivos temporales’ para cada uno de los procesos. Para facilitar el uso y manejo de este medio de comunicación, se recomienda crear una ‘carpeta’ en la que guardaremos estos archivos, antes de hacer cualquier procedimiento.

Es recomendable hacer una carpeta por cada obra y para una mejor identificación, conviene que se llame igual que la obra, con una ‘T’ de ‘temporales’ al principio. Para el ejemplo que estamos haciendo, la carpeta se llamará ‘T AYUDA’ y la hemos ubicado dentro de la carpeta que contiene el OPUSOLEPAQUETES:

Previo a la elaboración de la primera requisición de una obra, se debe crear la obra en OPUS Compras y exportarla a OPUS Control.

También es necesario ‘importar’ la obra de OPUS Compras a OPUS Control, a fin de que podamos relacionar la requisición con la obra existente en compras. Este proceso lo haremos solamente al elaborar la primera requisición.

Efectuados los pasos anteriores, procederemos a generar las requisiciones en OPUS Control. Existen dos maneras de hacer requisiciones: por materiales específicos o bien con base en el programa de suministros.

A continuación veremos la primera opción:

1. REQUISICIONES POR MATERIAL ESPECIFICO:

1.1. Una vez creada la carpeta para los archivos temporales, haga clic en el icono ‘requisiciones’ y verá la siguiente pantalla:

1.2. Ubique el cursor en la primera celda de la parte superior izquierda y de ‘insertar’. Verá la siguiente caja de diálogo para proporcionar la ruta del archivo temporal ‘ObraTmp.dbf’:

1.3. Para registrar la ruta haga clic en el botón señalado con un círculo. Verá la pantalla para buscar la ruta; localice la carpeta donde se encuentra ubicada la carpeta de archivos temporales ‘T AYUDA’ y haga doble clic:

1.4. Localice la carpeta ‘T AYUDA’ y haga doble clic:

 

1.5. Seleccione el archivo ‘obratmp.dbf’:

1.6. *Haga clic en ‘aceptar’ y tendrá la ruta registrada como se ve en la siguiente pantalla:

 

1.7. Se accede a la siguiente caja de diálogo. Registre el número de la requisición:

Para registrar la fecha de alta haga clic en el botón señalado con círculo y seleccione la fecha en el calendario:

Del mismo modo seleccione la fecha de entrega de los materiales:

1.8. Haga clic en el botón ‘Detalle’ y verá la siguiente pantalla. Para insertar los materiales por requerir, haga clic en el icono señalado con círculo:

1.9. Se accederá a la siguiente caja de diálogo; oprima el botón señalado con círculo:

1.10. Se accede a la explosión de insumos de materiales de la obra; marque en negro el que está solicitando (marcando cada material por separado) y oprima ‘aceptar’:

1.11. El sistema regresa a la pantalla anterior y el material ha quedado registrado. Usted podrá modificar la cantidad haciendo clic en el campo y registrando el volumen que está solicitando. Oprima el botón ‘guardar y cerrar’ si no va a solicitar otro material; si desea registrar otros materiales, entonces oprima el botón ‘guardar y nueva’ y repita los pasos anteriores:

Al terminar la requisición, usted podrá ver todos los materiales solicitados con sus volúmenes:

1.12. Oprima el botón ‘guardar y cerrar’. La requisición aparecerá registrada en la vista:

1.13. Entre a ‘Herramientas/exportar requisiciones a OPUS Compras’:

1.14. Se accede a la pantalla siguiente. Registre la ruta donde se encuentra la carpeta de archivos temporales ‘T AYUDA’:

1.15. Oprima el botón ‘exportar’ para enviar la requisición a OPUS Compras. Usted verá un aviso indicando que los datos se exportaron exitosamente:

1.16. Haga clic en ‘OK’ y OPUS Control le avisará que se han generado los archivos temporales de requisiciones en la carpeta ‘T AYUDA’:

Finalmente haga clic en ‘OK’ y el proceso queda terminado.

1.17. Para generar otra requisición, de ‘insertar’ en la vista general y repita el proceso a partir del paso ‘1.7’ anterior:

1.18. Usted podrá consultar el contenido de la requisición dando clic derecho sobre el renglón de la requisición, accediendo al recuadro siguiente:

De clic en ‘desglosar’ y verá el detalle de la requisición:

1.19. Una vez exportada la requisición, será necesario ‘importarla’ desde OPUS Compras (ver ayuda del módulo de compras).

2. REQUISICIONES CON BASE EN EL PROGRAMA DE SUMINISTROS:

Esta opción permite generar requisiciones con todos los materiales contenidos en el programa de suministros, bien sea en un determinado período de tiempo o por la totalidad de la obra. Con esta opción usted puede reducir el número de requisiciones de una obra y mejorar el control de las compras.

Se recomienda utilizar esta opción en obras que tienen procesos de fabricación en serie y tiempos cortos de ejecución, como la vivienda de interés social.

Para generar las requisiciones, proceda como sigue:

2.1. Acceda a la vista principal de OPUS Control y oprima el icono ‘requisiciones’. Accederá a la siguiente subvista:

2.2. Entre a ‘Herramientas/Generar requisición en base al programa de suministros’:

2.3. Accederá a la siguiente caja de diálogo. Para proporcionar la ruta donde se encuentra la carpeta de archivos temporales ‘T AYUDA’, oprima el botón señalado con círculo:

 

2.4. Seleccione la carpeta principal:

2.5. Marque con negro la carpeta de archivos temporales ‘T AYUDA’:

2.6. Seleccione el archivo ‘obratmp.dbf’ y oprima ‘aceptar’:

2.7. Ahora estará registrada la ruta en la caja de diálogo. Oprima ‘importar’:

2.8. Accederá a la siguiente caja de diálogo. Registre el número de la requisición (01):

2.9. Haga clic en el botón señalado con círculo y accederá al calendario; seleccione la fecha deseada:

2.10. Para registrar la fecha de entrega proceda de igual forma, dando clic en el botón señalado con círculo; accederá al calendario y seleccione la fecha deseada:

 

2.11. Una vez registradas las fechas, usted tendrá dos opciones para generar la requisición, una ‘por periodo’ y otra ‘por toda la obra’:

2.12. Seleccione la opción ‘por periodo’. Haga clic en el botón señalado con círculo y accederá al calendario; con el clic derecho del ‘ratón’ sin soltar, seleccione el periodo de obra que desea requerir:

2.13. El periodo ha quedado registrado. Oprima ‘generar’:

2.14. La requisición ha quedado generada, como lo muestra la vista principal:

2.15. Haga clic derecho sobre el renglón de la requisición y entre a ‘desglosar’:

2.16. Usted podrá ver el contenido de la requisición:

2.17. Si selecciona la segunda opción ‘por toda la obra’, el proceso para generar la requisición será más simple. Después de señalar las fechas de alta y de entrega, registre el número de la requisición (01) y oprima el botón ‘gener
r’:

2.18. La requisición ha sido generada. Con ‘desglosar’ usted podrá ver el detalle del contenido de la requisición:

2.19. La requisición debe ser ‘exportada’ a OPUS Compras, en forma idéntica a lo indicado en los puntos anteriores 1.13 a 1.16. Después de exportar las requisiciones, se ‘importarán’ en el módulo de compras para continuar con el proceso (ver ayuda del módulo de compras).

OPUS OLE Paquetes en Control. Almacén

El Sistema de Paquetes lo explicaremos mediante un ejemplo de obra consistente en la edificación de 15 viviendas de interés social.

El almacén es uno de los aspectos más importantes para el Sistema de Paquetes, debido a que el control de los materiales se llevará al nivel de paquetes. Para tener un control adecuado del almacén, se recomienda implementar los recursos necesarios con personal calificado y equipos de cómputo, preferentemente comunicados en red con los equipos del área de compras y de costos.

Ahora OPUS ofrece una nueva comunicación electrónica entre OPUS CONTROL y OPUS COMPRAS, que permite importar y exportar toda la información de: Programa de Suministros, Requisiciones, Ordenes de Compra y Movimientos de Almacén.

Aplicando el ejemplo de la edificación de 15 viviendas de interés social, el proceso general de trabajo para la compra, recepción y salidas de los materiales de obra será el siguiente:

a. Se genera un programa de suministros con los materiales para las 15 viviendas.

b. En el módulo de control se generan las requisiciones de materiales. OPUS CONTROL tiene ahora una nueva opción para generar una sola requisición ‘por toda la obra’, lo que evita tener que estar haciendo frecuentes y numerosos documentos. Para el ejemplo de las 15 viviendas, esta herramienta es óptima, ya que se trata de una obra que se ejecuta en un período corto de tiempo.

c. En el módulo de compras se recibe la requisición con la comunicación electrónica y se generan los pedidos para las 15 viviendas.

d. Los proveedores entregan al almacén los materiales para las 15 viviendas (entradas de almacén). La facturación se elabora separadamente por cada obra.

e. El almacén entrega los materiales al frente de obra, haciendo salidas por paquete de obra (salidas de almacén).

f. Los residentes de obra verifican que los materiales recibidos se utilicen en los paquetes destinados.

g. El Sistema de Paquetes reporta el ejercido en los materiales de cada paquete, con base en las salidas del almacén. Esto significa que al momento en que almacén efectúa la ‘salida’, el control de obra la tomará como ‘ejercida’. Cuando se termine la ejecución de un paquete, usted podrá saber con precisión y oportunidad el costo real de los materiales utilizados y podrá compararlo con el presupuesto base.

h. El Sistema de Paquetes lleva un inventario de existencias de almacén por cada obra.

1. ENTRADAS DE ALMACEN:

Las entradas al almacén se registran por cada obra; en nuestro ejemplo se harán las entradas por las 15 viviendas. Cuando los proveedores entregan los materiales en el almacén de la obra, el almacenista debe registrar la ‘entrada’ correspondiente con el siguiente procedimiento:

1.1. Dando clic en el icono ‘Movimientos de Almacén’ se obtiene la siguiente vista:

1.2. Ubicamos el cursor en el primer renglón y damos ‘insertar’:

Vemos la siguiente caja de diálogo. Registramos la fecha del documento (OPUS CONTROL indica por omisión la fecha del día). Dando clic en el botón con flecha (círculo), podemos seleccionar si el documento a registrar es una salida o una entrada. Como vamos a registrar una entrada, hacemos clic en ‘entrada’:

(OPUS CONTROL mostrará por omisión el No. de documento, en este caso ’16’)

1.3. Registre la ‘referencia’ (de preferencia el número de la factura u orden de compra):

1.4. Oprima el botón con tres puntos del renglón ‘orden de compra’ y accederá a la lista que contiene el módulo de compras con las órdenes. Seleccione la deseada marcándola en negro y oprima ‘aceptar’:

1.5. En la caja de diálogo se verán la razón social del proveedor y el número de la orden de compra ‘1’. Registre el nombre del almacenista y de quien autoriza la entrada (datos opcionales) y oprima ‘aceptar’:

1.6. Se accede a la vista detalle del documento de entrada. De ‘insertar’ sobre el primer renglón:

1.7. Se accede a la lista de materiales que contiene la orden de compra relacionada. La explosión de insumos que aparece corresponderá exclusivamente a la orden de compra seleccionada:

1.8. Marque en negro el material que está recibiendo el almacén y oprima ‘aceptar’:

1.9. Se accede a la subvista de insumos. En la columna ‘Entrada’ OPUS CONTROL proporcionará por omisión la cantidad pendiente de entrar, pero usted puede modificarla registrando la cantidad recibida:

1.10. Si desea registrar otro material, de ‘insertar’ y aparecerá nuevamente la lista. Seleccione el material y proceda del mismo modo anteriormente explicado:

1.11. La entrada del almacén ha quedado terminada y la orden de compra (1) registrada en su columna:

Una vez generadas las entradas de almacén, expórtelas al módulo de compras para retroalimentar la información correspondiente (ver la carpeta ‘La comunicación entre control y compras’).

2. SALIDAS DE ALMACEN:

El Sistema de Paquetes controla los materiales por cada paquete, de modo que las salidas de almacén se destinarán para cada contrato y paquete.

Cuando el almacén entrega los materiales al frente de obra, el almacenista registrará las ‘salidas’ correspondientes procediendo como sigue:

2.1. Damos clic en el icono de ‘movimientos de almacén’ y tenemos la vista general:

2.2. Damos ‘insertar’ en el primer renglón y aparece la siguiente pantalla. Damos clic en la flecha de ‘tipo de documento’ y seleccionamos con el ratón la opción ‘salida’:

2.3. Registramos la ‘referencia’. En las salida es recomendable registrar el mismo que el No. de documento, a fin de facilitar el proceso de impresión de la salida en el administrador de reportes:

2.4. Luego hacemos clic en el botón con tres puntos del renglón ‘contrato’:

2.5. Se accederá a la siguiente subvista con los contratos de la obra:

2.6. Marque en negro el contrato correspondiente a la salida que está efectuando, en este caso el contrato ’01’ de obra civil, que es quien recibe materiales del almacén por ser un destajo. De ‘aceptar’:

2.7. Ahora queda registrado el contrato ’01’ en la caja de diálogo:

2.8. Haga clic en el botón con tres puntos (círculo) de la Id. de actividad:

2.9. Seleccione el ‘paquete’ o actividad a la que se destinarán los materiales (se sugiere hacer una salida por paquete), en este ejemplo ’20 preliminares y cimentación’. De ‘aceptar’:

2.10. Ahora ha quedado registrada la actividad ’20’ en la caja de diálogo. Si gusta registre el nombre del almacenista y de quien autoriza la salida. De ‘aceptar’:

2.11. Se accede al desglose con la explosión de insumos de materiales correspondiente al contrato y paquete seleccionados. Si usted tuviera por ejemplo 2 contratos de obra civil en la misma obra, OPUS CONTROL presentaría la explosión de insumos exclusiva del contrato seleccionado. Registre las cantidades que se están entregando con esta salida en la columna ‘Consumo’. Al terminar, haga clic en el botón derecho ‘círculo’ para salir:

El Sistema llevará automáticamente el ‘remanente’ por entregar contra la cantidad tope. Esta salida la podemos imprimir en la carpeta de ‘Reportes’ del Sistema, para que sea firmada por quien recibe los materiales (ver ayuda ‘La Carpeta de Reportes de Control de Obra’).

2.12. En la vista general, la salida ha quedado registrada:

El Sistema de Paquetes llevará el control del ejercido en materiales con la base de las salidas, de modo que los reportes de avance indicarán los volúmenes entregados por el almacén, el precio promedio de cada material y el monto ejercido.

El Sistema lleva el control de los materiales por cada paquete de obra y por el total de la obra.

2.13. Luego de hacer la salida, podemos consultar el ‘estado del almacén’ para verificar que haya sido registrada. En caso de que la salida rebase la cantidad que ha entrado al almacén, OPUS CONTROL la registrará en color rojo:

En esta tabla el Sistema nos reporta las cantidades en entradas, salidas (consumido) y existencias en almacén. En precios reporta el promedio (en caso de tener varios proveedores con diferentes precios, el Sistema los promediará) y el último precio correspondiente a la última entrada registrada.

OPUS OLE Paquetes en Control. Estimaciones

Para explicar el Sistema de Paquetes en Control Estimaciones lo haremos con un ejemplo consistente en la edificación de 15 viviendas de interés social.

GENERACION DE LAS ESTIMACIONES DE OBRA EJECUTADA:

Por lo general el proceso para la elaboración de las estimaciones de obra se inicia con la medición física de los paquetes ejecutados, labor que regularmente efectúan los residentes de obra.

Como el Sistema de Paquetes no tiene por el momento el proceso de elaboración de las hojas generadoras, se considera que esta actividad ha sido efectuada con anterioridad a los procedimientos que se explican a continuación.

1. Continuando con el ejemplo de obra, el proceso se inicia activando el icono ‘Contratos’, mostrando la siguiente pantalla:

Ubicamos el cursor en la columna ‘Costo’ y en la celda correspondiente al contrato en el que vamos a generar la estimación y damos doble clic. Veremos la siguiente pantalla con los paquetes contratados:

2. En este ejemplo haremos la primera estimación del contrato ’01’ de obra civil. Oprima el botón izquierdo (círculo) para obtener el desglose de actividades del contrato y se verá la siguiente pantalla:

3. Ahora haga doble clic en el botón de la derecha (Desglose de estimaciones de contrato). Se verá la siguiente pantalla:

4. Ubique el cursor en la celda superior izquierda de la pantalla de abajo (‘No.’) y de ‘insertar’:

El Sistema muestra por omisión los datos que aparecen en la imagen anterior.

5. En la columna ‘Tipo’, usted tiene dos opciones de registro. La primera se llama ‘Normal’ y la segunda ‘Finiquito’; todas las estimaciones serán del tipo ‘normal’ a excepción de la última que será la de finiquito para cerrar el contrato.

Haga doble clic sobre la columna ‘tipo’, luego haga clic en el botón con flecha de la parte superior derecha (círculo) y seleccione el tipo de estimación que desea:

Para nuestro ejemplo registraremos que la estimación es ‘normal’:

6. Registre la clave de la estimación en la columna ‘Estimación’ y verifique las fechas del documento así como las de inicio y fin del período de los trabajos estimados; de ser necesario modificar alguna fecha, simplemente escriba la nueva fecha encima de la anterior:

 

7. Ubique el cursor en la primera celda de la columna ‘estimado’ y haga doble clic. Se verá la siguiente pantalla con los datos del contrato en la parte superior, la estimación que se está elaborando en el renglón siguiente y en la parte inferior las actividades contratadas con los paquetes y precios pactados.

En el renglón superior se muestra el contrato; en el renglón siguiente podemos ver la estimación que vamos a generar y en la parte inferior tenemos los datos del contrato con sus paquetes y precios pactados.

8. La estimación se elabora registrando los datos en las columnas de ‘ejecutado’ y de ‘avance físico’. Las políticas para estimar pueden fijarse en tres formas:

– estimar solamente paquetes terminados al 100

OPUS OLE Los Paquetes en Control. Contratos

Para explicar el Sistema de Paquetes en Control Contratos, haremos un ejemplo de obra consistente en la edificación de 15 viviendas de interés social.

Al terminar el presupuesto base y los programas de obra y suministros, iniciamos el Sistema de Paquetes en el módulo de Control de OPUS. Aparece la siguiente caja de diálogo y si hemos efectuado los requisitos solicitados, damos clic en ‘aceptar’:

Aparece la siguiente vista con dos secciones: en la parte superior el programa de obra con los paquetes y en la inferior la carátula para iniciar el registro de los contratos de obra:

REGISTRO DE CONTRATOS DE OBRA:

1. De acuerdo a nuestro ejemplo, supongamos que contratamos la obra de la siguiente forma:

– obra civil: 9 viviendas con un destajista y 6 con otro

– impermeabilizaciones: 15 viviendas con una empresa

– colocación de puertas: 15 viviendas con una empresa

– colocación de cancelería de aluminio: 15 viviendas con una empresa

– instalaciones hidráulicas y sanitarias: 8 viviendas con una empresa y 7 con otra

– instalaciones eléctricas: 15 viviendas con una empresa

El suministro de las puertas y la cancelería de aluminio se tramitará mediante pedidos del área de compras, por lo que no procede elaborar contrato de obra. De igual manera procederemos con el suministro de los muebles y accesorios para baños.

2. Registraremos un primer contrato para la obra civil de 9 viviendas con un destajista. Oprima el botón ‘Nuevo’:

Se accederá a la siguiente caja de diálogo:

Registre el número del contrato (01) y su fecha de registro. Es importante que marque clic en ‘Destajo’, ya que OPUS CONTROL proporcionará los precios base de acuerdo a las condiciones estipuladas en el presupuesto respecto al factor de salario real:

Luego haga clic en el botón ‘Contratista’ y verá la siguiente ventana:

Oprima el botón ‘Nuevo’ y accederá a la siguiente caja de diálogo; registre los datos del destajista y oprima ‘aceptar’:

El Sistema regresa a la ventana anterior en donde verá registrado al destajista. Oprima ‘Aceptar’:

Verá nuevamente la caja de diálogo siguiente. Aparece el destajista registrado; registre los datos de la descripción de la obra contratada, porcentaje de anticipo (que en este ejemplo es ‘cero’) y el porcentaje de retención de fondo de garantía (5

OPUS OLE Los Paquetes en el Programa de Obra

Para explicar el Sistema de Paquetes en el Programa de Obra, haremos un ejemplo con la edificación de 15 viviendas de interés social. Terminado el presupuesto base y generados los paquetes, proceda como sigue para elaborar el programa de obra:

1. Oprima el icono ‘Programa de Obra’. Usted verá la siguiente caja de diálogo. Antes de generar su programa de obra, registre las horas laboradas en un día normal y la hora de inicio de labores en la obra:

2. Por omisión, OPUS le presentará las opciones tal como se ven en el ejemplo. Si usted selecciona la opción ‘Crear programa en blanco para alimentación manual’ tendrá el formato del programa en blanco para que lo integre como lo requiera:

3. Para seguir el ejemplo de las 15 viviendas de interés social, seleccionamos la opción ‘Generar programa en base al presupuesto’; entonces las actividades del programa serán idénticas a los paquetes y agrupadores del presupuesto:

4. Accedemos a la vista ‘Programa de montos’:

5. Haga su programación de obra por cada paquete. En el caso del ejemplo que estamos haciendo, la programación debe hacerse para una sola vivienda y no por las 15 que contiene la obra; al terminar haga un recálculo (F9) del programa:

6. Ahora procederemos a ‘repetir’ el programa por las 15 viviendas de la obra. Marque en negro las actividades a repetir (en este ejemplo son todas):

7. Entre a ‘Herramientas / Programa de obra / Repetir programa’:

8. Aparece la caja de diálogo ‘Repetir programa’:

En el recuadro ‘Replicar el programa’ anotaremos el número de viviendas del frente, en este ejemplo son 15.

En ‘Desfasar en el tiempo’ podemos ‘escalonar’ el inicio de las viviendas de acuerdo a nuestras necesidades. En este ejemplo pediremos al Sistema que desfase 3 viviendas cada tercer día.

Damos clic en ‘Crear’ y ahora el Sistema iniciará la repetición del programa por las 15 viviendas. Esperamos hasta que termine los cálculos.

Al concluir el proceso el Sistema de Paquetes ha copiado 15 veces cada paquete y ha escalonado el inicio de cada uno conforme lo solicitamos:

Si lo requerimos, podemos mover la barra de cada vivienda para ajustarla al programa de nuestra obra.

9. Entre a ‘Herramientas / Programa de obra / Datos de los frentes’:

Se verá la siguiente caja de diálogos en blanco, con 5 campos de datos a registrar según las necesidades de cada obra. En nuestro ejemplo, usaremos esta herramienta para hacer el inventario de lotes del frente (orden de construcción); los datos que usted registre serán los que conformen el reporte de la orden de construcción (ver ayuda ‘Carpeta de reportes de control’):

Llenamos la etiqueta de cada campo y en la parte inferior registramos los datos con el nombre de la calle, el número de la manzana y del lote para cada una de las 15 viviendas de nuestro ejemplo, así como el tipo o modelo de vivienda. Al terminar damos clic en ‘Aceptar’:

10. Ahora cierre los agrupadores del programa y verá la barra de Gantt completa para cada paquete, incluyendo el desfase en los inicios y terminaciones de obra.

11. Finalmente procesamos el programa de suministros, dando clic en el icono respectivo. Aparece la caja de diálogo siguiente y solicitamos todos los insumos básicos, dando clic en ‘aceptar’:

Se obtiene el programa de suministros; vamos a la opción ‘Programa de suministros en cantidades’ y ajustamos la barra de Gantt para que sea igual al programa de obra:

OPUS OLE Los Paquetes en el Presupuesto

Para explicar el nuevo Sistema de Paquetes de OPUS, utilizaremos un ejemplo práctico de viviendas de interés social: supongamos que estamos edificando un conjunto de 300 viviendas unifamiliares con diferentes modelos de casas. El ejemplo considerará solamente la edificación de las casas a partir de una plataforma de desplante, sin involucrar las obras de urbanizaciones.

La construcción de las 300 viviendas comprende varias ‘etapas’. Para que el sistema de paquetes funcione adecuadamente, conviene que seccionemos la obra en varios ‘frentes’; un frente será un grupo de casas a construir en forma simultánea.

Es conveniente que los frentes tengan un máximo de treinta a cuarenta viviendas y que las viviendas se encuentren localizadas lo más cercanamente posible entre sí. Un frente puede tener varios ‘tipos’ o ‘modelos’ de viviendas.

A. Preparación del presupuesto base del frente de obra:

Antes de trabajar el Sistema de Paquetes debemos preparar el presupuesto base del frente de obra, con los siguientes procedimientos:

A1. Lo primero que necesitamos tener es el presupuesto base de una vivienda de cada tipo o modelo. Estos presupuestos deberán tener precios unitarios analizados de todos sus conceptos, con sus respectivos materiales, mano de obra, herramienta y equipos.

El presupuesto base de una vivienda deberá estar organizado en agrupadores con las partidas de obra que tradicionalmente se manejan en la construcción, separándolos por niveles (planta baja, planta alta, etc.).

Es importante que los presupuestos base solamente tengan elaborada su ‘hoja de presupuesto’ (HP), sin los programas de ejecución ni de suministros; tampoco deben tener generado el módulo de control.

A2. En seguida necesitamos definir el alcance del frente con sus viviendas y su localización (calles, manzanas y lotes) dentro del conjunto.

Para ejemplificar el proceso, supongamos que vamos a construir un frente con 14 viviendas ‘tipo 1’ y 23 viviendas ‘tipo 2’, lo que hace un total de 37 unidades.

A3. Con la opción ‘Crear’, dé de alta una obra nueva llamándola igual que el frente de obra:

A4. Abra el presupuesto base de la vivienda ‘tipo 1’:

A5. Arrastre con el cursor el presupuesto de la vivienda ‘1’ a la nueva obra ‘Frente 1A’:

A6. Indique la opción ‘reemplazar los insumos que ya existan’ y oprima ‘aceptar’. Ahora el presupuesto de la vivienda ‘1’ ha quedado en la hoja de presupuesto de la nueva obra ‘Frente 1A’. Es muy conveniente que la clave de los conceptos del presupuesto se identifiquen con el tipo o modelo de la vivienda, en este ejemplo sería ‘V1’, significando que los conceptos corresponden a la ‘Vivienda 1’. También es conveniente que los agrupadores sean denominados con la misma clave ‘V1’:

A7. Cierre el presupuesto base de la Vivienda ‘1’ y proceda a cerrar los agrupadores del presupuesto de la nueva obra:

A8. Ahora abra el presupuesto de la vivienda ‘tipo 2’:

A9. Arrastre el presupuesto de la vivienda ‘2’ abajo del presupuesto de la vivienda ‘1’ en la nueva obra ‘Frente 1A’ y cierre los agrupadores del presupuesto de la vivienda ‘2’:

A10. Ahora ‘mueva’ todos los agrupadores de la vivienda ‘2’ al renglón inmediato superior del ‘capítulo V2’, para que se integren al agrupador del presupuesto de la vivienda ‘1’:

A11. Ahora el agrupador del ‘capítulo V2’ queda hasta abajo del presupuesto. Elimine este renglón:

B. Organización del presupuesto base del frente de obra:

A continuación, usted debe organizar su presupuesto del frente de obra de acuerdo a las políticas de contratación y pago que tenga su obra. Este proceso de ordenamiento es fundamental para que su control de obra sea adecuado a dichas políticas.

B1. Defina la forma en que contratará cada agrupador, es decir si lo ejecutará con personal propio de la empresa, con destajistas o mediante subcontratistas. Luego revise que todos los conceptos de un agrupador se apeguen a su criterio de contratación; si encuentra conceptos que vaya a contratar en forma diferente, deberá ‘moverlos’ a otros agrupadores ya existentes o bien crearles su propio agrupador.

B2. Terminada la organización de los agrupadores por su forma de contratación, proceda a integrarlos de acuerdo a la forma en que serán pagados. Por ejemplo, las instalaciones hidráulicas, sanitarias y eléctricas se ejecutan por etapas de obra: primero la cimentación, después los muros de planta baja, luego la losa de entrepiso, etc.

Para pagar estos trabajos, usted puede hacerlo cuando se termine el agrupador completo de una vivienda, o bien pagar al término de cada una de las etapas de obra. Si decide la primera opción, haga un agrupador con todos sus conceptos de la manera siguiente:

Si se decide por la segunda opción, entonces haga un agrupador por cada etapa, conteniendo su correspondiente concepto de obra como sigue:

En nuestro ejemplo, trabajaremos con la segunda opción.

B3. Enseguida proceda a eliminar todos los insumos que contengan los conceptos que vamos a subcontratar; este proceso es importante porque entonces el programa de suministros procesará únicamente los materiales que comprará la obra, quitando los correspondientes a los subcontratos que serán comprados por los subcontratistas.

Para eliminar los insumos, usted puede dejar la unidad y cantidad originales del presupuesto, como el ejemplo de las impermeabilizaciones, o bien registrar el importe total del concepto como precio unitario y modificar la unidad a ‘PAQ’ y la cantidad a ‘1’, como el ejemplo de las instalaciones hidrosanitarias en cimentación:

Para diferenciar los agrupadores y conceptos a subcontratar, los hemos marcado con las siglas ‘SC’. Se recomienda proceder de esta forma o diferenciarlos de alguna otra forma.

Elimine los insumos y registre el importe como subcontrato:

B4. Para terminar con la organización del presupuesto del frente de obra, en las obras de vivienda de interés social es frecuente que se tengan ‘lotes cabeceros de manzana’, cuyas dimensiones son distintas a las del lote tipo, generalmente mayores. Estos lotes cabeceros requieren de mayores volúmenes de obra en algunos conceptos de obras exteriores, tales como bardas, jardines, banquetas, drenajes, etc.

Ahora usted puede agregar las obras de los cabeceros agrupándolas en un subcapítulo con la identificación del lote. Genere los conceptos que requieren de volúmenes adicionales y en la ‘cantidad’, registre en cada concepto únicamente el volumen que exceda al de la vivienda tipo y proceda a dividirlo entre la cantidad de viviendas (del mismo tipo) que tenga el frente:

En el ejemplo que estamos haciendo, para la vivienda tipo ‘1’ divida el volumen de cada concepto entre 14 viviendas y para la vivienda tipo ‘2’ entre 23 casas:

Ahora el presupuesto base del frente de obra ha quedado integrado y organizado. A continuación se procederá a la:

C. Generación de los paquetes de obra:

C1. Cierre todos los agrupadores del presupuesto y modifique la clave y el nombre del capítulo para hacerlo congruente con el frente de obra:

C2. Vaya al menú ‘Obra / Configurar Parámetros’ y se accederá a esta nueva vista de OPUS:

C3. Registre los datos en la parte superior de la vista. En la parte inferior se encuentran 5 campos con las columnas ‘nombre’ y ‘valor’; estos campos se utilizan para registrar los datos que automáticamente llenarán los encabezados de los reportes de la obra.

Como los encabezados de los reportes tienen 4 campos en sus encabezados, utilice únicamente los cuatro primeros renglones para dichos encabezados.

En este ejemplo la columna de ‘nombre’ se ha organizado con una supuesta estructura para obras de vivienda de interés social. El ‘desarrollo’ (conjunto total), el ‘centro de costo’ (una fracción del conjunto), la ‘promoción’ (una fracción del centro de costos) y la ‘orden de construcción’ que representa al frente de obra (una fracción de la promoción y grupo de viviendas a construir).

Estos campos corresponden a la estructura de organización habitual para un conjunto de vivienda (DESARROLLO). Usualmente un desarrollo se compone de varias etapas constructivas o promociones, a las que hemos llamado ‘Centros de Costo’ y que corresponden al nivel en la que se lleva la administración y la contabilidad. En su campo se registra la clave de control y manejo contable del centro.

Cada Centro de Costos tiene a su vez varios ‘frentes’ u ordenes de construcción. El Sistema de Paquetes utiliza un documento en el que se resume un frente de obra, con la información particular de cada una de sus viviendas; este documento recibe el nombre de ‘Orden de Construcción’ (OC) y contiene el inventario de lotes, costo, fechas de inicio y terminación de obra así como el flujo de caja necesario para ejecutar la obra en el tiempo programado. Se recomienda que las OC se identifiquen con la misma clave contable de su Centro de Costos, seguida de numeración progresiva; la carpeta de reportes del Sistema incluye el procesamiento automático de la OC.

Usted registrará los datos una sola vez, pero aparecerán siempre de manera automática en todos los encabezados de los reportes del Sistema de Paquetes.

C4. Después de registrar los datos anteriores, damos clic en la pestaña ‘otros’ en la misma vista anterior:

Damos clic en el recuadro ‘Permitir la captura de cantidades en los agrupadores de la hoja de presupuesto’, para que aparezca la paloma y luego clic en ‘Aceptar’.

C5. Ahora el presupuesto base tendrá registrados los datos de unidad, cantidad, precio unitario y total por cada agrupador:

C6. En la columna de cantidad registramos el número de viviendas del frente; recordemos que nuestro ejemplo tiene 14 viviendas del tipo ‘1’ y 23 del tipo ‘2’:

El total del presupuesto base contiene ahora las 37 viviendas del frente.

C7. El sistema para generar los paquetes de obra permite que usted seleccione los agrupadores que desea convertir a paquete. Recuerde que al generar un paquete, OPUS convierte un agrupador en un concepto de obra.

C8. Para generar los paquetes de obra, entre al menú ‘Herramientas / Presupuesto / Marcar paquetes’:

C9. Se accede a la siguiente caja de diálogo:

C10. Si usted desea convertir en paquetes solamente algunos de los agrupadores del presupuesto base, antes de acceder a esta caja de diálogo marque en negro (usando shift y clic izquierdo del ratón) los agrupadores que desea convertir:

Luego acceda al menú ‘Herramientas / Presupuesto / Marcar paquetes’ y la caja de diálogo. Marque la opción ‘Sólo los marcados’ y oprima ‘Marcar’:

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Luego de marcar los paquetes, acceda al menú ‘Herramientas / Presupuesto / HP > Paquetes’:

Usted verá la siguiente pantalla. Oprima ‘Sí’:

El sistema le preguntará si está seguro de la generación de paquetes. Oprima ‘Sí’:

OPUS le avisará que los paquetes se han convertido satisfactoriamente. Oprima ‘Aceptar’:

Ahora todos los agrupadores marcados han quedado convertidos a paquetes y se verán con letra blanca en lugar de azul:

C11. Si usted desea convertir a paquetes todos los agrupadores del presupuesto, entonces acceda directamente al menú ‘Herramientas / Presupuesto / Marcar paquetes’ y en la caja de diálogo señale la opción ‘Toda la HP’ y oprima ‘Marcar’:

Luego entre al menú ‘Herramientas / Presupuesto / HP > Paquetes’ y proceda del mismo modo al explicado anteriormente. Ahora todos los agrupadores del presupuesto han quedado convertidos a paquetes y se verán con letra blanca:

C12. Además de las opciones anteriores, la caja de diálogo para marcar paquetes tiene la opción de ‘Nivel de agrupadores’:

Con esta opción usted puede indicar el nivel que desea convertir a paquetes. En el ejemplo que estamos siguiendo el presupuesto tiene dos niveles, el ‘1’ que corresponde al ‘capítulo Frente 1A’ y el nivel ‘2’ que corresponde a cada uno de los agrupadores o ‘subcapítulos’. Si usted selecciona el nivel ‘1’ entonces OPUS convertirá en paquete todo el presupuesto y quedará de la siguiente forma:

Para nuestro ejemplo esta opción no sirve, ya que ha convertido en paquete dos viviendas (una de cada tipo).

C13. Si usted desea consultar el contenido o detalle del concepto, haga doble clic sobre el precio unitario y podrá ver los elementos (antes conceptos de obra) que integran el paquete:

 

C14. Si desea consultar el contenido del precio unitario del elemento, haga doble clic sobre el precio unitario:

Desde luego, usted podrá modificar cualquier dato del precio unitario, en forma idéntica a como se hace en presupuestos no convertidos a paquetes.

OPUS OLE Actualización de precios desde Internet

Todos los usuarios de OPUS pueden obtener, vía Internet, la actualización de su Catálogo de Conceptos. Cada Material y Maquinaria contiene ligas para ser actualizado directamente por sus proveedores. Teniendo el precio real de mercado de todos los productos utilizados en el Catálogo.

Para lograr la actualización de precios, debe de mantenerse conectado a Internet, después desde OPUS en cualquier vista de los catálogos, marcar o seleccionar los insumos que desea actualizar:

Seleccione la opción Herramientas Mantenimiento automático Actualizar precios desde Internet; y espere a que OPUS haga el resto, desde su computadora se lanzará una consulta directa a la base de datos en el Web de EcoSoft, trayendo la respuesta en una caja de actualización de precios:

Inspeccione los precios, cheque el proveedor, la fecha de actualización y seleccione con ayudad de las columna de Marcado, aquellos precios que desee, actualizar. Oprima el botón de Transferir y OPUS actualizará los precios automáticamente.

OPUS OLE Los insumos del Catálogo de Costos OPUS

Los conceptos incluidos en el Catálogo de Costos, aprovechan las herramientas OLE sobre OPUS, ya que contienen vínculos que le permitirán accesar a documentos técnicos.

Para el caso de los materiales, se proponen solamente los disponibles en mercado, con medidas y especificaciones actualizadas. Por ejemplo en las cimbras incluidas le permite revisar y modificar, si así lo desea al detalle, los croquis sugeridos y modificar cantidades estimadas, desperdicios y usos:

Para la herramienta selecciona su amortización en condiciones óptimas, medias y mínimas.

El Catálogo de Costos OPUS maneja equipo menor, intermedio y mayor; incluyendo su fotografía. Para la determinación del costo horario se manejan diferentes tipos de equipo: con motor de gasolina, diesel, eléctrico, neumático o sin motor. Puede aplicar tasas de interés, seguros, horas de utilización anual, vida económica, porcentajes de mantenimiento, de valor de rescate, costo de operación y horas de desgaste de llantas; con datos estadísticos óptimos, medios y mínimos; para aplicar los que juzgue convenientes. Se contemplan los costos de maquinaria activa, en reserva (inactiva) y en espera.

Lo más importante es que por Internet puede actualizar los precios por insumo, sin necesidad de bajar toda la base de datos, verificar especificaciones, consultar proveedores y conocer nuevos materiales. Ahorrando la investigación de mercado.